Penting untuk memahami bahawa tidak ada cara yang tepat untuk membuat pelan tugasan. Namun, apa yang perlu dititikberatkan adalah pelan ini perlu disesuaikan berdasarkan keperluan, kategori dan gaya perlaksanaan anda.
Oleh itu, Tajria hari ini ingin berkongsi kepada anda panduan untuk mula mencipta pelan yang mudah untuk perlaksanaan setiap tugasan anda.
Analisa tabiat dan gaya perlaksanaan kerja anda
Untuk proses ini, anda perlu fikirkan apa yang sesuai dan apa yang tidak sesuai untuk anda.
- Adakah anda dapat melaksanakan tugasan mengikut garis masa yang didtetapkan?
- Apakah kekuatan dan kelemahan anda sewaktu melaksanakan proses-proses kerja anda?
- Jika ia adalah tugasan untuk jangka masa yang panjang, bagaimanakah anda menguruskannya?
- Bolehkah anda menyelesaikan tugasan mudah dalam tempoh sekitar 30-45 minit?
- Bilakah waktu yang anda lebih produktif dalam sehari?
Berikut adalah beberapa soalan yang boleh anda gunakan dalam melakukan analisa ke atas tabiat dan juga gaya perlaksanaan anda untuk sesuatu tugasan atau kerja.
Menilai jadual dan pengurusan masa anda pada masa sekarang
Gunakan kalendar digital atau kertas untuk anda mengetahui semua komitmen tetap anda termasuk laporan harian, tugasan luar dan lain-lain.
Melaluinya akan membolehkan anda melihat berapa banyak masa yang telah anda habiskan dan masa yang anda ada perlukan untuk melengkapkannya.
Sekiranya jadual anda tidak mempunyai banyak ruang untuk menambah tugasan baru, anda mungkin perlu menilai apa yang dapat anda lakukan untuk memendekkan tempoh masa yang diambil untuk sesuatu kerja.
Anda juga boleh menyusun semula jadual anda agar mempunyai lebih banyak masa terbuka untuk melakukan lain-lain aktiviti.
Kembangkan jadual anda
Setelah anda memahami berapa banyak masa yang anda perlukan untuk menyelesaikan setiap tugasan selain mengetahui berapa banyak ruang yang anda ada, anda kini boleh menambahkan komitmen lain ke dalam kalendar. Ini bagi memastikan anda tidak terlalu tertumpu kepada tugasan masa sekarang semata-mata.
Rancang tugasan mana yang akan selesaikan pada hari itu untuk memastikan bahawa anda boleh meluangkan masa yang cukup untuk tugasan yang bersifat jangka masa panjang.
Sebagai contoh, anda boleh menyelesaikan tugasan jangka pendek pada hari Isnin hingga Rabu, sementara hari Khamis dan Jumaat pula dikhaskan untuk tugasan yang melibatkan kerja atau perancangan untuk minggu berikutnya.
Mengenal pasti matlamat anda untuk setiap tugasan
Secara amnya, fikirkan apa yang ingin anda capai untuk setiap tugasan. Anda mungkin merancang ingin menguasai kemahiran tertentu atau meningkatkan kualiti kerja anda.
Melaluinya, ia dapat membantu memberi motivasi anda sepanjang minggu tersebut.
Kemudian, pada setiap awal minggu, tentukan tugasan mana yang perlu diselesaikan dahulu mengikut keperluan syarikat. Oleh sebab itu, anda perlu sesuaikan pelan tugasan anda jika ingin memenuhi matlamat mingguan anda.
Ikut jadual anda
Akhir sekali, setiap pelan berfungsi paling baik jika anda mengikutinya secara konsisten.
Anda harus menyusun pelan tugasan anda yang akan kekal relevan sepanjang anda bekerja. Anda perlu menukar pelan anda jika perlu apabila terdapat penambahan pada keperluan kerja anda.