Mesyuarat Yang Tidak Berkesan Boleh Jejaskan Produktiviti Pekerja
Lina Rosli
Secara umumnya, mesyuarat yang terlalu kerap, masalah teknologi dan hala tuju perbincangan yang tidak jelas boleh menjejaskan produktiviti pekerja.
Malah, kajian terbaharu Jabra mendapati masalah mesyuarat tidak berkesan menyebabkan syarikat kerugian lebih AS$130 juta setahun dari segi produktiviti.
Jabra menyifatkan keadaan ini sebagai meeting debt, iaitu masa, tenaga dan tumpuan yang terbuang akibat mesyuarat tidak berkesan. Walaupun kesannya mungkin tidak kelihatan dalam laporan kewangan, kerugian tersebut terkumpul dari minggu ke minggu.
Perkara ini semakin penting untuk diberi perhatian di Malaysia memandangkan sistem kerja hibrid kini menjadi sebahagian daripada rutin pekerjaan.
Sejak 1 Ogos, penjawat awam yang layak juga mula bekerja dari rumah selama dua hari seminggu menerusi dasar kerja hibrid baharu kerajaan, manakala banyak syarikat swasta sudah lama mengamalkan pendekatan sama.
Dalam keadaan ini, mesyuarat sama ada di bilik perbincangan pejabat atau secara dalam talian menjadi ruang utama untuk pekerja berkomunikasi dan bekerjasama.
Namun, mesyuarat yang tidak diurus dengan baik boleh menyebabkan banyak masa terbuang.
Waktu kerja banyak dihabiskan untuk mesyuarat yang tidak perlu
Secara purata, pekerja menghabiskan lapan jam seminggu dalam mesyuarat, bersamaan satu hari bekerja penuh. Bagaimanapun, kajian Jabra mendapati 58% daripada masa tersebut dianggap tidak perlu.
Keadaan ini boleh menyebabkan setiap pekerja kehilangan kira-kira satu bulan produktiviti dalam setahun. Masalahnya juga tidak berakhir sebaik sahaja mesyuarat selesai.
Kajian sama mendapati 66% pekerja kerap meninggalkan mesyuarat tanpa memahami tugasan atau tindakan seterusnya dengan jelas.
Sebanyak 59% pula perlu menghadiri mesyuarat susulan, manakala peratusan sama terpaksa melakukan kerja tambahan untuk menyelesaikan kekeliruan yang timbul.
Kesannya, satu mesyuarat yang tidak berkesan boleh mencetuskan lebih banyak perbincangan susulan, e-mel penjelasan dan kerja berulang.
Masalah teknologi turut membuang masa pekerja
Selain pengurusan mesyuarat, masalah teknologi juga menjadi antara punca utama.
Kajian Jabra mendapati 75% mesyuarat hibrid berdepan sekurang-kurangnya satu masalah teknikal, termasuk mikrofon yang tidak berfungsi dengan baik, sambungan video yang gagal atau masa persediaan bilik mesyuarat yang terlalu lama.
Setiap masalah ini menyebabkan hampir 11 minit terbuang bagi setiap mesyuarat hibrid. Jika dikumpulkan, jumlahnya bersamaan kira-kira tiga hari bekerja bagi setiap pekerja dalam setahun.
Masalah ini lebih ketara di bilik mesyuarat besar yang kehilangan 30% lebih banyak masa akibat gangguan teknologi berbanding bilik yang lebih kecil. Isu mikrofon juga lebih kerap berlaku apabila bilangan peserta semakin ramai.
Keadaan ini boleh menjejaskan kelancaran perbincangan, terutama apabila keputusan penting perlu dibuat. Walaupun masalah seperti audio tidak jelas dan sambungan video terganggu sering dianggap perkara biasa, kesannya terhadap produktiviti tidak sepatutnya dipandang ringan.
Mesyuarat turut menjejaskan tenaga dan tumpuan
Mesyuarat yang terlalu banyak bukan sahaja membuang masa, malah boleh menyebabkan pekerja berasa terbeban.
Kajian tersebut mendapati 87% pekerja mengalami tahap kebimbangan tertentu apabila memikirkan tentang mesyuarat, dan perasaan ini semakin meningkat apabila kalendar mereka dipenuhi sesi perbincangan.
Dari segi tenaga pula, 42% pekerja mencapai had tenaga selepas menghadiri mesyuarat berturut-turut selama dua jam. Angka itu meningkat kepada 83% selepas empat jam.
Ini bermakna ramai pekerja mungkin sudah keletihan sebelum waktu tengah hari, sedangkan mereka masih perlu meneruskan tugasan dan memberi tumpuan sepanjang hari.
Pekerja wanita dan kakitangan muda lebih mudah terpinggir
Pengalaman menghadiri mesyuarat hibrid juga tidak sama bagi setiap pekerja. Hampir separuh peserta yang menyertai mesyuarat dari lokasi jauh mengatakan mereka pernah dilupakan, dicelah ketika bercakap atau tidak dilibatkan dalam perbincangan.
Pekerja wanita lebih terkesan apabila 59% daripada mereka mengatakan pernah terlepas perbualan sampingan yang berlaku dalam bilik mesyuarat ketika menyertai sesi secara dalam talian.
Mereka juga melaporkan pengalaman yang lebih buruk berbanding pekerja lelaki dari segi gangguan ketika bercakap, kejelasan audio dan keupayaan melihat individu yang sedang bercakap.
Kakitangan bukan eksekutif kanan atau penyumbang individu juga lebih mudah terpinggir berbanding golongan pengurusan tertinggi. Oleh itu, organisasi perlu memastikan pekerja yang menyertai mesyuarat secara dalam talian mendapat peluang yang sama untuk didengari dan mengambil bahagian.
AI bukan penyelesaian untuk semua masalah mesyuarat
Penggunaan kecerdasan buatan (AI) semakin mendapat perhatian sebagai cara untuk memperbaiki pengalaman mesyuarat.
Kajian Jabra mendapati tiga daripada empat pekerja pernah mencuba alat mesyuarat AI seperti transkripsi dan ringkasan automatik. Namun, kurang daripada satu pertiga menggunakannya secara konsisten.
Antara halangan utama ialah ketepatan maklumat dan tahap kepercayaan terhadap hasil yang diberikan.
Hal ini kerana keberkesanan AI turut bergantung pada kualiti mesyuarat itu sendiri. Jika audio tidak jelas, transkripsi yang dihasilkan juga mungkin tidak tepat. Begitu juga jika perbincangan tidak mempunyai keputusan yang jelas, ringkasan automatik tidak akan dapat memberikan tindakan susulan yang lebih teratur.
Dengan kata lain, AI boleh membantu meningkatkan mesyuarat yang sudah berjalan dengan baik, tetapi tidak mampu menyelesaikan masalah asas seperti perbincangan yang tidak terarah atau komunikasi yang lemah.
Setiap mesyuarat perlu mempunyai tujuan yang jelas
Menurut Jabra, masalah ini boleh dikurangkan dengan menyesuaikan pendekatan mengikut tujuan mesyuarat. Antaranya termasuklah:
- memastikan mesyuarat untuk membuat keputusan melibatkan kumpulan kecil
- mempunyai fokus yang jelas dan disertakan bahan bacaan lebih awal
Sesi kreatif dan penyelesaian masalah pula memerlukan seorang penyelaras, matlamat yang jelas serta peralatan yang sudah disediakan dan diuji sebelum perbincangan bermula.
Bagi sesi perbincangan individu atau pertemuan santai, organisasi perlu terus menyediakan ruang untuk pekerja membina hubungan dan kepercayaan.
Sementara itu, pengumuman, kemaskini status dan perkongsian maklumat rutin mungkin lebih sesuai disampaikan melalui e-mel, dokumen bersama atau rakaman video pendek.
Sebelum menghantar jemputan mesyuarat seterusnya, organisasi dan pekerja boleh mempertimbangkan satu perkara mudah: adakah perkara ini benar-benar memerlukan mesyuarat? Jika ya, apakah yang perlu dilakukan supaya masa semua peserta digunakan dengan sebaiknya?